Fungsi Dan Tugas seorang sekretaris

Dalam sebuah perusahaan, sekretaris mempunyai dua fungsi jika dilihat dari ruang lingkup tugasnya, yaitu fungsi primer dan fungsi sekunder.

1. Fungsi Primer

Fungsi primer dari seorang sekretaris  adalah memberikan pelayanan jasa administratif penunjang kegiatan operasional suatu organisasi maupun perusahaan melalui skill atau keterampilan yang dia miliki seperti pengetikan, pengelolaan surat dan arsip-arsip lainnya, membuat agenda, penanganan telepon, dan lain-lain.

2. Fungsi Sekunder

Fungsi sekunder dari seorang sekretaris adalah ikut menjamin kelancaran kegiatan suatu organisasi atau perusahaan dan bertanggung  jawab akan aktivitas rutin yang dilakukan di kantor dengan memanfaatkan pengetahuan yang dimiliki seperti ilmu tentang perbankan, hubungan antar manusia, bisnis perusahaan, teknik persiapan rapat, komunikasi, statistik dan keuangan serta ilmu yang lain-lain.

Sekretaris memiliki tugas yang jika dilihat dari ruang lingkupnya dibagi menjadi 8, yaitu:

1. Tugas rutin. Tugas ini merupakan macam-macam tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa ada perintah. Tugasnya antara lain: membuka surat-surat, menerima dikte pimpinan, menerima tamu, menerima telepon, menyimpan arsip atau surat, menyusun serta membuat jadwal kegiatan pimpinan dan lain-lain.

2. Tugas khusus. Tugas ini merupakan sebuah tugas yang diperintahkan secara langsung oleh pimpinan dengan penyelesaian tugasnya secara khusus. Tugas ini diberikan karena terdapat kepercayaan dari seorang pemimpin ke sekretaris. Tugasnya antara lain: menyusun surat-surat rahasia (confidential, mengonsep surat-surat perjanjian kerjasama dengan 
relasi maupun instansi luar, menyusun acara pertemuan bisnis, mengurus pembelian kado ataupun cindera mata dan lain-lain.

3. Tugas istimewa. Tugas ini menyangkut keperluan pimpinan, seperti: membetulkan meja dan perlengkapan yang dibutuhkan pimpinan, bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan berbagai informasi kepada relasi, mengingatkan pimpinan membayar iuran maupun asuransi dari suatu badan atau dari suatu instansi, menghadiri berbagai rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan saat rapat, mengadakan pemeriksaan peralatan kantor dan lain-lain.

4. Tugas Sosial. Tugas ini meliputi: mengurusi rumah tangga kantor atau perusahaan, mengatur berbagai penyelenggaraan resepsi untuk kantor, pimpinan serta pengurusan undangannya dan lain-lain.

5. Tugas Keuangan. Tugas ini mengurusi masalah keuangan yang dinamakan dengan petty cash (uang cadangan atau kas kecil). Tugas ini antara lain: mengurusi urusan keuangan pimpinan di Bank, membayar rekening-rekening, pajak dan sumbangan dana atas nama pimpinan perusahaan, menyimpan berbagai macam catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan juga penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari dan lain-lain.